Quy trình làm việc

QUY TRÌNH SƯU TẦM CÁC TƯ LIỆU PHẬT GIÁO VÀ TƯ LIỆU LIÊN NGÀNH CẦN THIẾT TẠI CÁC TỰ VIỆN

I. Xác định địa điểm sưu tầm

•   Trước khi sưu tầm tư liệu cần xác định rõ địa điểm, thời gian, phương thức, kinh phí, nhân lực, trang thiết bị cụ thể.
•   Xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng đợt sưu tầm

II. Liên hệ các cấp quản lý, chính quyền địa phương

Sau khi xác định được địa điểm sưu tầm, Trung tâm cần gửi công văn hoặc bản đề nghị phối hợp giúp đỡ hợp tác cùng sưu tầm tư liệu tại địa phương.

Các bước thủ tục gồm:

•   Gửi công văn đề nghị
•   Thư giới thiệu cho đoàn công tác
•   Công văn được gửi đến Ban trị sự các tỉnh (đến các cấp quản lý trực tiếp) và cơ sở tự viện

III. Quy trình sưu tầm tư liệu tại thực địa

1. Sưu tầm tổng thể di tích (tài liệu vật thể)

1.1 Kiến trúc

1.2 Hồ sơ di tích (nếu có)

1.3 Phong cảnh quanh chùa

1.4 Bia đá/ cây hương

1.5 Hoành phi câu đối

1.6 Hệ thống tượng

1.7 Pháp khí

1.8 Kinh sách cổ, ván khắc

1.9 Khoa cúng tổ hoặc tài liệu liên quan

1.10 Hệ thống tháp mộ

1.11 Các tài liệu khác nếu có

2. Sưu tầm tài liệu phi vật thể

2.1 Các lễ hội liên quan đến di tích

2.2 Lịch sử các danh tăng trải qua các thời kì

3. Báo cáo tổng kết chuyến khảo sát

• Số lượng các điểm sưu tầm
• Số lượng tài liệu sưu tầm phân theo loại hình

IV. Xử lý công bố tư liệu và bảo quản

1. Tiếp nhận tài liệu và biên mục, phân loại đưa vào phần mềm

• Sau khi đoàn sưu tầm báo cáo và bàn giao số tài liệu về cho chuyên viên phụ trách
• Tiến hành biên mục số tài liệu tiếp nhận
• Đưa tài liệu vào phần mềm

2. Viết bài giới thiệu về tài liệu của chuyến sưu tầm trên trang website của Trung tâm

Kết thúc chuyến sưu tầm bộ phận chuyên môn và bộ phận truyền thông viết bài giới thiệu kết quả của chuyến sưu tầm, sơ bộ nhận xét giá trị của nguồn tư liệu, đề xuất hướng nghiên cứu, khai thác, bảo tồn và phát huy giá trị của nguồn tư liệu.